1. Odczyt urządzeń:
  ▪ odczytu dokonujemy raz w roku po zakończeniu okresu rozliczeniowego
  ▪ termin odczytu jest ustalany z Zarządcą
  ▪ lokatorzy powiadamiani są odpowiednim ogłoszeniem wywieszanym na klatkach schodowych
  ▪ standardowo są dwa terminy odczytów
  ▪ wyniki odczytów wpisywane są na Karcie Odczytu i potwierdzane przez lokatora podpisem

2. Dane do rozliczenia otrzymane od Zarządcy:
  ▪ regulamin rozliczania 
  ▪ ustalenie sposobu rozliczania w przypadku sytuacji nietypowych (lokale nieodczytane,  nieopomiarowane, uszkodzenia urządzeń)
  ▪ koszty do rozliczenia w rozbiciu na poszczególne węzły
  ▪ dane dotyczące lokatorów (nazwiska, przedpłaty)
Dane do rozliczenia mogą być przekazywane w różnej formie: wydruku, pliku na dyskietce, pliku przesyłanego elektronicznie.

3. Wprowadzanie danych do bazy:
  ▪ wartości odczytów spisane z poszczególnych urządzeń
  ▪ uwzględnienie sytuacji nietypowych
  ▪ dane od Zarządcy

4. Wyliczanie jednostek zużycia dla poszczególnych lokali:
  ▪ wyliczenie zużycia dla poszczególnych urządzeń: odczyt x współczynnik grzejnikowy x współczynnik korekcyjny
  ▪ suma zużyć z poszczególnych grzejników stanowi ilość jednostek zużycia lokalu, która przyjmowana jest do rozliczenia
  ▪ uwzględnienie sytuacji nietypowych – przypisanie zużycia, zgodnie z zapisem w regulaminie rozliczania Suma wyliczonych zużyć z poszczególnych lokali stanowi ilość jednostek zużycia w danym węźle.

5. Wyliczanie kosztów stałych i zmiennych w danym węźle:
  ▪ koszty stałe – to koszty pokrywające opłaty za zamówioną moc, nośnik ciepła, abonament i usługi przesyłowe oraz koszty ogrzania pomieszczeń wspólnych (pralnie, suszarnie, klatki schodowe i pomieszczenia wyłączone z opomiarowania, np. łazienki); koszty te przeliczane są w odniesieniu do powierzchni 
  ▪ koszty zmienne – to koszty pokrywające faktyczne zużycie danego węzła, przeliczane są w odniesieniu do ilości zużytych jednostek z podzielnika kosztów

6. Wyliczenie ceny jednostkowej kosztów stałych i zmiennych:
  ▪ wyliczenie ceny jednostkowej kosztu stałego:  koszt stały z węzła / powierzchnia węzła
  ▪ wyliczenie ceny jednostkowej kosztu zmiennego: koszt zmienny z węzła / suma jednostek zużycia z węzła

7. Wyliczenie indywidualnych kosztów stałych i zmiennych dla poszczególnych lokali:
  ▪ wyliczenie indywidualnych kosztów stałych: powierzchnia lokalu x cena jednostkowa kosztu stałego
  ▪ wyliczenie indywidualnego kosztu zmiennego: ilość jednostek zużycia w lokalu x cena jednostkowa kosztu zmiennego

8. Wyliczenie kosztów rozliczenia (obsługi systemu); cena za rozliczenie jednego urządzenia (wg zawartej Umowy Rozliczeniowej) x ilość urządzeń.

9. Wyliczenie salda dla lokatora:
  ▪ wyliczenie kosztów ogrzewania dla lokalu: sumujemy wyliczone wcześniej indywidualne koszty stałe i zmienne lokalu
  ▪ wyliczenie salda: od przedpłaty (zaliczki na poczet c.o. wniesionej przez lokatora przez cały okres rozliczeniowy) odejmujemy koszty ogrzewania lokalu
  ▪ wynik rozliczenia to niedopłata (ze znakiem minus) – kwota jaką lokator jest winny Zarządcy lub nadpłata – kwota jaką Zarządca musi oddać lokatorowi
Sposób regulowania nadpłat bądź niedopłat ustala Zarządca budynku.

10. Wysłanie do Zarządcy Zestawienia Całkowitego rozliczenia kosztów c.o. dla węzła i indywidualnych Kart Rozliczeniowych dla lokatorów.